Журнал регистрации распоряжений (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Новости его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.
Для чего нужны регистрационные книги
Основная цель таких книг — это возможность контролировать целый документооборот предприятия.
Помимо этого, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и затрат по ним. Корректное ведение внутренней документации существенно облегчит общение с проверяющими.
Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве в течении всего срока существования организации (ст. 258 Списка, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Среди целей ведения журнала возможно выделить:
- возможность иметь данные об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
- возможность осуществить стремительный поиск нужного документа;
- придание документу статуса обязательного к выполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
В конце статьи возможно скачать пример журнала регистрации распоряжений по основной деятельности.
Какие локальные акты регистрируются в журнале
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те либо иные локальные нормы для всех либо большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми распоряжениями, записи о которых делаются в книге, могут быть распоряжения о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
Пример книги распоряжений по основной деятельности
Законодательно форма не установлена. Любая организация вправе создать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем пример журнала учета распоряжений по основной деятельности.
Также возможно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.
На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.
На обложке нужно указать срок, за который он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. В большинстве случаев это либо сотрудник отдела кадров, либо секретарь-референт.
Содержание граф приблизительно следующее:
- Порядковый номер документа.
- Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
- Наименование либо краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
- Ответственный за выполнение — ФИО сотрудника, контролирующего исполнение приказа.
- Примечания — разная информация по содержанию и выполнению распоряжения.
- Другие графы, нужные, согласно точки зрения администрации, в организации.
Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе либо в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.
В случае если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, нужно пронумеровать страницы журнала способом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все страницы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых страниц; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (начальник организации либо другой сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (подобающа заходить хотя бы на треть на наклейку).
В случае если журнал ведется электронно посредством спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не необходимо. За ведение журнала в этом случае отвечает лицо с правом электронной подписи.
Комфортно заводить журналы по регистрации распоряжений на один год . Соответственно, каждый год оформляется новая книга, нумерация распоряжений в которой начинается сперва.
В ней не должно быть:
- исправлений;
- подчисток;
- необоснованных зачеркиваний;
- откорректированных записей;
- разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
При необходимости внести исправления делать их необходимо бережно.
Так может смотреться пример заполнения журнала распоряжений по основной деятельности.
Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, поскольку фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.
Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в частности систему регистрации локальных нормативных актов, возможно назвать одним из самых ответственных элементов на пути к успеху и денежному благополучию компании.
Пример книги регистрации распоряжений по основной деятельности
Скачать
Пример заполнения
Скачать
